Correspondencia Administrativa

1.- El Informe:

Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a la jerarquía superior. El informe contiene una relación detallada verazmente de los hechos o materiales interpretadas imparcial y objetivamente. Incluye, también, la opinión unánime y justa del redacto, avalándolo por la capacidad y conocimiento que este tiene. 

 Su Estructura es: 

• 1. Membrete. 
• 2. Palabra informe y numero. 
• 3. Lugar y fecha. 
• 4. Referencia.
• 5. Vocativo. 
• 6. Introducción (referencia a la petición del informe). 
• 7. Texto de la información constituida por párrafos. 
• 8. Conclusiones. 
• 9. Sugerencias. 
• 10. Fase final de despedida. 
• 11. Nombre, cargo y firma del informante. 
• 12. Iníciales de responsabilidad. 
• 13. Incluso (Si los hubiere).

Ejemplo:

2.-Circular:

En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas o informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información  y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.

Su Estructura es:

•        Membrete (Nombre de la entidad y departamento o sección).
•        Palabra CIRCULAR Y NUEMERO.
•        Fundamentación de la circular.
•        Información, orden o nomina que se entrega.
•        Recomendación o solicitud.
•        Lugar y Fecha de emisión.
•        Nombre, cargo y firma de la autoridad.
•        Iníciales de responsabilidad.
•        Datos del destinatario.

Ejemplo:

3.-Memorándum:

Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias.

Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.

Su Estructura es:

•           Membrete: Razón social de la empresa y sección.
•         Iníciales de responsabilidad.
•          Palabra MEMORANDUM Y N°.
•          Fecha en número (al margen derecho).
•         Preposición “DE”.
•         Preposición “A”.
•         Referencia (REF).
•         Mensaje o cuerpo.
•     Nombre, Cargo y firma del emisor (Al margen derecho).
•      Inclusos (Si los hubiera).

Ejemplo:

4-Citación:

Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su gerente o director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarle información a tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.

Su Estructura es:

•         Membrete (Nombre de institución y logo).
•         Palabra CITACIÓN.
•        Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, especial).
•        Personas citadas.
•        Fecha, hora, lugar.
•        Tipo de citación (1°, 2°, o única citación).
•        Tabla (Materias que se tratarán en la sesión).
•        Lugar y Fecha de emisión.
•        Nombre y cargo de quien cita a reunión.

Ejemplo: